Boekhouding voor diëtisten in België: Regelgeving & bewaartermijnen

Wettelijk kader & verplichte erkenning

Diëtisten moeten erkend zijn door de bevoegde Gemeenschap (Vlaanderen, Wallonië of Duitstalige Gemeenschap) en beschikken over een visum van FOD Volksgezondheid. Pas daarna kun je een RIZIV-nummer aanvragen, nodig voor de terugbetaling via de ziekteverzekering.

Daarnaast moet je inschrijven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO) en een ondernemingsnummer aanvragen. Voeg juiste NACE-codes toe (bv. 8690901 voor diëtisten; extra codes indien je producten verkoop of workshops organiseert).

Btw-regels voor diëtisten

• Sinds 1 januari 2022 zijn alleen therapeutische prestaties nog vrijgesteld van btw. Consultaties met therapeutisch doel (diagnose, behandeling, preventie) zijn vrijgesteld - mits opgenomen in de RIZIV-nomenclatuur of met medische motivering in het patiëntendossier.
• Consultaties met uitsluitend esthetisch doel (bv. afslankadvies zonder medisch nut) zijn niet vrijgesteld => 21 % btw aanrekenen.
• De verkoop van producten (supplementen, maaltijdvervangers) en zelf georganiseerde workshops/verrichtingen zijn btw-plichtig, tenzij onder de kleine ondernemingen-regeling valt (<€25.000 omzet, dan vrijstelling mogelijk).

Bekijk ons uitgebreider kenniscentrumitem inzake BTW.

Kleine onderneming & btw-vrijstellingsregeling

• Bij een omzet onder €25.000 per jaar (excl. btw) kun je opteren voor de regeling kleine ondernemingen: je rekent geen btw aan, doet geen periodieke aangiften en mag geen btw aftrekken.
• Dit geldt voor niet-therapeutische prestaties die anders belast zouden zijn met 21 % btw.
• Je moet die keuze melden bij FOD Financiën. (Indien niet tijdig kan je boetes krijgen).

Facturatieverplichtingen

• Facturen moeten worden uitgereikt uiterlijk de 15de dag van de maand na de maand van het belastbare feit (meestal bij beëindiging van de prestatie).
• Ook als je onder de vrijstellingsregeling valt moet je nog factureren volgens facturatieregels (inclusief vermelding van de vrijstellingsregeling).

Zie ons kenniscentrumitem inzake facturen.

Boekhoudkundige verplichtingen

• Enkelvoudige boekhouding is toegestaan zolang je geen vennootschap hebt; bij groei of meer complexe activiteiten kan je overschakelen op dubbele boekhouding of vennootschapsvorm zoals bv of VOF.
• Houd strikt een financiële scheiding tussen privé en praktijk, bv. via aparte zakelijke bankrekening.
• Bewaar facturen, bewijsstukken en btw-documenten voor controle door de fiscus. Zelfs bij btw-vrijstelling blijft dit verplicht.

Een boekhouder is niet wettelijk verplicht bij een eenmanszaak, maar biedt talrijke voordelen: fiscaal advies, correcte aangifte, optimalisatie van kosten en overzicht van investeringen.

Kosten aftrekken & beroepskosten

• Als zorgverlener kun je beroepskosten inbrengen: materiaal, apparatuur, praktijkhuur, autokosten, verzekeringen,… Dit verlaagt je belastbaar beroepsinkomen.
• Denk ook aan sociale bijdragen, pensioenregelingen zoals VAPZ, hospitalisatie- of aansprakelijkheidsverzekering. Dit zijn fiscale aftrekposten en beschermen jou als zelfstandige.

Administratie en digitale bewaring

• Facturen, kopieën, boeken en andere stukken moeten minstens 10 jaar bewaard worden, gerekend vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun uitreiking of afsluiting van het boekjaar.
  • Vanaf aanslagjaar 2023 dienen bewijsstukken die aan de fiscus kunnen worden voorgelegd 10 jaar bewaard te worden, dit is een verlenging van de voorgaande termijn van 7 jaar.
• Ook bij elektronische archivering is het essentieel dat je de originele data én de bijhorende software/systemen beschikbaar houdt gedurende de volledige termijn.

Praktische software & digitalisering

• Voor facturatie en boekhouding gebruiken zelfstandigen vaak tools die soms integreren met btw-aangifte.
• Documenten digitaliseren via tools of een gestructureerde cloudmap vergemakkelijkt opslag en overdracht aan je boekhouder.